Använd chefen som förändringsledare vid införande av nya affärsprocesser och system

I den här artikeln beskriver jag min syn på ledarens betydelse i införandet och en modell för hur en organisation kan jobba med cheferna som förändringsledare. Läs gärna också min artikel om lyckat införande av affärsprocesser och system i en organisation ur ett lärande perspektiv.

Införandet av nya affärsprocesser och affärssystem påverkar direkt eller indirekt alla medarbetare i organisationen. Syftet med att införa nya processer och system kan vara många men handlar nästan alltid om att bidra till en effektivare och mer lönsam verksamhet vilket i sin tur påverkar hur arbetet ska utföras inom organisationen.

Jag vill påstå att det är cheferna som är de viktigaste personerna för ett lyckat införande, att det ligger på chefens ansvar att leda det förändringsarbete som införandet innebär för sin grupp. Deras ansvar är att leda sina medarbetare i förändringen samt säkerställa att samtliga medarbetare arbetar efter de nya processerna och använder systemen på ett effektivt sätt. Men för att klara av detta på ett bra sätt behöver cheferna ett väl genomtänkt och utarbetat stöd. I nio fall av tio missar ett projektet det vid införandet av nya affärsprocesser och  affärssystem. I många fall tar man för givet att chefen ”fixar” det utan att tänka så mycket på det.

I ett införandeprojekt bör det därför alltid finnas en grupp som ansvarar för att stödja cheferna och förse dem med nödvändiga verktyg. Denna grupp bör ha hög kompetens inom ledarskap, kommunikation och utbildning. Gruppens ansvar är att säkerställa att samtliga cheferna i organisationen får det stöd och de verktyg de behöver för att agera förändringsledare i praktiken. Gruppen faciliterar och stöttar cheferna under förändringsarbetet för att säkerställa att det genomförs i praktiken.

I arbetet med flertalet projekt har vi på LearnTech utvecklat en modell för hur man bör arbeta med cheferna under en införandefas.

 

CHEFSMODELL1

För att säkra att cheferna får det stöd man behöver samt att man som chef tar ansvar för införandet har vi delat upp införandet i fyra faser.

De fyra faserna är:

  1. Förbereda mig som chef, analysera och förstå påverkan på min grupp
  2. Planera och förbereda införandet i min grupp
  3. Förbereda min grupp på förändringen
  4. Stötta mina medarbetare och följa upp resultat

Varje fas har ett tydligt syfte, dvs. var vill vi att chef respektive medarbetare befinner sig i den så kallade förändringstrappan efter respektive fas. Vi vill skapa medvetenhet, vilja, kunskap, förmåga samt hela tiden bibehålla och förstärka viljan och förmågan både hos chefen och medarbetaren.

CHEFSMODELL2

 

Nedan beskriver jag syftet och önskat resultat med varje fast mer i detalj.

FAS1

Syfte: För att chefen ska fungera som förändringsledare för sina medarbetare behöver han/hon förstå och tagit till sig förändringen och dess påverkan på verksamheten och gruppen. För att skapa denna förståelse behöver chefen själv få jobba med förändringen och hur den påverkar verksamheten i stort, inom gruppen och för varje medarbetare och beskriva den med egna ord.

För att chefen ska känna sig trygg med att driva förändringen behöver chefen få testa det stöd som finns från projektet och som han/hon senare kommer använda i arbetet med sin grupp.

Resultat:

  • Chefen har förståelse för förändringen och dess påvårkan.
  • Chefen känner sig trygg med att förändringen.
  • Chefen förstår att han/hon har ansvar för att driva förändringen.
  • Chefen känner sig trygg med att han/hon får det stöd som behövs för att införa förändringen.

 

FAS2

Syfte: För att chefen ska kunna fungera som förändringsledare samt för att kunna planera för införandet behöver han/hon förstå hur medarbetarna ser på förändringen (i stora drag). Genom att presentera projektet på en arbetsplatsträff och diskutera förändringen (hur det påverkar oss) med medarbetarna får chefen information om medarbetarnas förväntningar, frågetecken, oro etc.

Eftersom chefen själv ska driva förändringen och införandet behöver han/hon var helt delaktig i hur det ska gå till. Genom att chefen själv planerar hur införandet ska gå till i sin grupp (utifrån de ramar som fås från projektet) skapas delaktighet och kunskap om hur införandet ska genomföras.

Resultat

  • Chefen har en bra uppfattning om medarbetarnas förväntningar, oro, frågetecken.
  • Chefen känner sig trygg med hur införandet ska gå till.
  • Medarbetarna får en första inblick i den kommande förändringen.
  • Det finns en plan för hur förändringen ska införas i verksamheten och hur gruppen (och varje medarbetare) ska hanteras. Denna plan ägs av chefen.

 

FAS3

Syfte: För att medarbetaren ska känna sig trygg, lugn och engagerd behöver han/hon veta att chefen förstår hur förändringen påverkar både gruppen och just ”mig” och visar intresse för detta. För att medarbetaren ska känna sig trygg behöver han/hon också känna att chefen har full koll på hur införandet ska gå till.

Resultat:

  • Alla medarbetare har förståelse för förändringen och dess påvårkan.
  • Medarbetaren känner sig trygg med att förändringen och införandet.
  • Medarbetaren har kunskap om hur införandet kommer gå till.

 

FAS4

Syfte: För att medarbetaren ska göra sitt bästa och bidra till att gruppen och verksamheten utvecklas behöver han/hon uppleva att det finns ett starkt engagemang hos chefen. Medarbetaren behöver kontinuerligt få återkoppling, både på det som går bra och det som han/hon kan göra bättre av sin chef.

För att få en långsiktighet och att säkra att förändringen består så är det centralt att stödet finns nära medarbetaren, från chef och andra kollegor (t.ex. av utsedda experter).

Resultat:

  • Medarbetaren känner stakt engagemang för att bidra till att ”det nya” blir framgångsrikt, och bidrar med nya ideer för att det ska bli ännu bättre.
  • Medarbetaren har fullt förtroende att han/hon får det stöd som behövs för att kunna utföra arbeta på bästa sätt och bidra till ett bra resultat.

 

Chefen behöver få stöd av projektet genom hela införandet

I tabellen nedan visas en sammanfattning av chefens uppgifter och vilket stöd som chefen bör få från projektet. För att möjliggöra för chefen att hantera sin roll som förändringsledare behöver han/hon få stöd av projektet genom hela införandet. Men vi behöver också ställa krav på våra chefer, att dom verkligen lägger ned det engagemang som krävs. Det kan vara tufft då våra chefer ofta är hårt belastade. Vår erfarenhet visar att det bästa sättet att uppnå engagemang är att chefen kontinuerligt får redovisa sina uppgifter för projektet och då också direkt få återkoppling. Vi skapar också ett större lärande hos chefen då hon/han kontinuerlig får återberätta för projektet hur hon/han tänker genomföra sina uppgifter. Detta kan göras skriftligt, t.ex. via en portal eller även muntligt, live eller webbmöten.

tabell2

 

Till sist sammanfattar vi hela modellen i denna översiktliga bild

CHEFSMODELL3

 

Och till sist

Våga tro på att chefen fungerar som förändringsledare, att det är chefen som är bäst lämpad att driva förändringen i verksamheten. Men om ni ska få ut det resultat ni önskar så behöver ni ge ett strukturerat och genomtänkt stöd till cheferna. Säkra att ni har rätt kompetens och tillräckligt med resurser i projektet för detta – då kommer ni få det att hända!

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)